Przedsiębiorcy zajmujący się transportem drogowym częstokroć obawiają się ewentualnych konsekwencji w przypadku kontroli ich firmy przez Inspekcję Transportu Drogowego. Z naszego doświadczenia wynika, że ponad 60% kar pieniężnych nakładanych przez ITD nie wynika z drastycznych zaniedbań przewoźników, lecz ze zwykłego niedopatrzenia przez osoby zatrudnione w charakterze kadrowych bądź kierowników transportu. Odpowiednio przygotowane przedsiębiorstwo ma szansę ograniczyć w znaczny sposób ewentualną karę pieniężną, jednak należy pamiętać, że tego typu czynności podejmowane w ostatniej chwili (czyli po telefonie bądź faksie z ITD) najczęściej nie przynoszą oczekiwanego efektu. Jak można zaoszczędzić przeprowadzając audyt dokumentacji?
 
Aby uzyskać odpowiedź należy wpierw zastanowić się nad czynnikami ryzyka w naszym przedsiębiorstwie. Najczęściej nakładane kary nie wynikają z wprost naruszanego czasu pracy (a ściślej jazdy czy odpoczynku), lecz z nieprawidłowego gromadzenia dokumentacji socjalnej, a w szczególności:
- nieprawidłowo wypełnianych wykresówek,
- nieprawidłowo stosowanych różnych typów zaświadczeń o nieprowadzeniu,
- nieprawidłowo przeprowadzanej procedury logowania do tachografu cyfrowego,
- nieprawidłowo prowadzonej ewidencji czasu pracy (bądź jej braku),
- błędnym wypełnianiem dokumentacji przewozowej (np. formularze jazdy).
 
Przykładowo każdy kierowca pracuje przez 270 dni w roku, zaś pozostałe dni są okresami wolnymi z różnych przyczyn, np. weekend'y, chorobowe, urlopy, święta itp. Na każdy dzień okresu wolnego kierowca powinien mieć odpowiednie zaświadczenie. Jeżeli przy dokumentowaniu niemal 80 dni wolnych pominie się np. 5 z nich, kara pieniężna na tą okoliczności osiągnie wartość 2500 zł. Nie wymaga komentarza sytuacja, gdzie w firmie pracuje 10 bądź więcej kierowców.
Zgodnie z przepisami rozporządzenia 3821/85 wykresówka winna być odpowiednio wypełniona. Ustawa o transporcie drogowym przewiduje karę pieniężną w wysokości 50 zł za każdy brak wymaganego wpisu. Konkludując wystarczy, by na 250 wykresówek w roku kierowca zapomniał tylko 10 razy wpisać własnego imienia (wpisał inicjał), organ kontrolny ma obowiązek nałożyć karę w wysokości 500 zł (10 x 50 zł).
 
Największym ryzykiem jest jednak groźba cofnięcia licencji w wyniku kontroli. Może to nastąpić jeżeli w trakcie działań kontrolnych ustali się notoryczne fałszowanie dokumentów socjalnych, w szczególności wykresówek czy danych z tachografu cyfrowego. W niejednej firmie stwierdzono ciągle wypisywanie wykresówek na właściciela przedsiębiorstwa bądź osoby nieznane. Audyt pozwala ustalić najistotniejsze rejony ryzyka w przedsiębiorstwie i usunąć je przed wizytą organu kontrolnego. Pracodawca ma wówczas jeszcze możliwość podjęcia odpowiednich działań w stosunku do kierowców uskuteczniających "kombinacje", stosując działania represyjne w postaci upomnień, nagan czy zwolnień dyscyplinarnych. W razie kontroli drogowej pracodawca najczęściej unika ryzyka cofnięcia licencji, gdyż podjął działania w celu osiągnięcia stanu zgodnego z prawem (nie godził się na utrzymanie stanu naruszającego przepisy).
 
Koszt i czas przeprowadzenia audytu zależy wprost od wielkości danej firmy przewozowej, w szczególności ilości taboru oraz zatrudnionych kierowców. Średnio koszt audytu kształtuje się następująco:
do 10 pojazdów - od 1500 do 2500 zł,
do 20 pojazdów – od 2500 do 4000 zł,
do 30 pojazdów – od 3500 do 5600 zł,
do 40 pojazdów – od 4500 do 7000 zł.
Powyższe ceny są negocjowane, z uwagi na różny profil działalności transportowej oraz zakres prowadzonego audytu.
 
Kwestie podlegające audytowi:
1. Kontrola zasad zatrudnienia, umowy o pracę, dokumenty w aktach osobowych, regulaminy pracy, ewidencje czasu pracy, diety - sugestie zmian w celu ograniczenia kosztów finansowych,
2. Kontrola taboru - zasady ewidencji przebiegów, ustalenie ryzyka kradzieży paliwa, ocena zasad sprawowania nadzoru eksploatacyjnego, ustalenie zgłoszenia do licencji, na życzenie kontrola kabin kierowców pod kątem wykluczenia istnienia urządzeń mających za zadania fałszowanie zapisów aktywności (wyłączników tachografów) 
3. Kontrola kwestii socjalnych -analiza danych podlegających kontroli (ostatni rok), wykresówki, dane z tachografów cyfrowych, zaświadczenia o nieprowadzeniu pojazdu, wykrycie fałszerstw i kombinacji z wykresówkami bądź tachografem,
4. Zasady wypłacania wynagrodzeń - realizacja wynagrodzeń za godziny nadliczbowe, nocne, dyżur oraz inne okresy pozostawania w dyspozycji.
 
Ponadto na życzenie ograniczamy zakres audytu do wskazanych konkretnych zagadnień pozostających w zainteresowaniu podmiotu.
 
W celu ustalenia szczegółów prosimy o kontakt telefoniczny.